Dla wielu właścicieli firm wakacje to najbardziej stresujący okres w roku. Z jednej strony marzą o odpoczynku, z drugiej obawiają się, że po kilku dniach bez telefonu wszystko zacznie się sypać. Klienci będą czekać na decyzje, zespół utknie z problemami, a skrzynka mailowa zamieni się w pole minowe. Tymczasem – jak przekonuje Iwona Borawska, founderka i CEO The Process® oraz autorka podcastu „O skalowaniu” – właśnie wakacje są jednym z najlepszych momentów na uporządkowanie firmy i przygotowanie jej do dalszego rozwoju.
– Jeżeli właściciel nie może wyjechać na dwa tygodnie bez ciągłego odbierania telefonów, to problemem nie są wakacje. Problemem jest sposób, w jaki działa firma przez pozostałe jedenaście miesięcy w roku – mówi ekspertka.
Urlop właściciela jako test organizacji
Według badań Gallupa przeciętny właściciel małej firmy pracuje nawet o 50 proc. więcej niż jego pracownicy. Wielu przedsiębiorców przez lata buduje organizacje, które są skuteczne tylko wtedy,
gdy sami znajdują się w centrum wszystkich decyzji.
– Właściciel często staje się działem sprzedaży, marketingu, HR-u, obsługi klienta i kontroli jakości w jednej osobie. Dopóki firma jest mała, to działa. Ale kiedy zaczyna rosnąć, taki model staje się największym ograniczeniem rozwoju – tłumaczy Iwona Borawska. Dlatego okres wakacyjny może pełnić funkcję swoistego audytu. Jeśli każda nieobecność właściciela powoduje chaos, oznacza to, że procesy wymagają uporządkowania. – Nie pytajmy, czy firma poradzi sobie bez właściciela przez dwa tygodnie. Pytajmy, dlaczego nie radzi sobie przez dwa dni – dodaje.
Wakacje to nie przestój. To czas na porządki
Wielu przedsiębiorców traktuje lato jako sezon spowolnienia. Tymczasem część firm właśnie wtedy ma szansę przeprowadzić zmiany, na które brakuje czasu w najbardziej intensywnych miesiącach roku.
– Kiedy rynek zwalnia, pojawia się przestrzeń na rzeczy ważne, ale niepilne. A to właśnie one najczęściej decydują o tym, czy firma będzie rosła za rok, dwa czy pięć lat– mówi Iwona Borawska.
Do takich działań należą między innymi:
- uporządkowanie procesów sprzedażowych,
- aktualizacja procedur i standardów pracy,
- analiza rentowności klientów,
- uporządkowanie struktury organizacyjnej,
- wdrożenie narzędzi automatyzujących powtarzalne zadania,
- przygotowanie planów rozwoju na kolejne miesiące.
– Największym błędem jest czekanie na idealny moment. W biznesie taki moment praktycznie nie istnieje. Dlatego wakacje często okazują się najlepszym czasem na wdrażanie zmian – podkreśla.
Firma nie może być zakładnikiem jednej osoby
Jednym z najczęstszych problemów rozwijających się przedsiębiorstw jest nadmierna zależność od właściciela. Klienci chcą rozmawiać wyłącznie z nim, pracownicy pytają go o każdą decyzję, a najważniejsza wiedza istnieje wyłącznie w jego głowie. – Jeżeli jedyną osobą, która wie, jak coś zrobić, jest właściciel, to nie mamy procesu. Mamy ryzyko – mówi przedstawicielka The Process.
Dlatego przed wakacjami warto odpowiedzieć sobie na kilka prostych pytań:
- Kto podejmuje decyzje podczas mojej nieobecności?
- Czy zespół zna swoje kompetencje i odpowiedzialności?
- Czy kluczowe procedury są spisane?
- Czy każdy wie, do kogo zwrócić się w konkretnej sprawie?
– Firmy często szukają skomplikowanych rozwiązań, a zaczynają od złego końca. Najpierw trzeba uporządkować podstawy – dodaje ekspertka.
Delegowanie nie oznacza utraty kontroli
Jednym z największych wyzwań właścicieli jest oddawanie odpowiedzialności. – „Przedsiębiorcy często mówią: szybciej zrobię to sam. I zazwyczaj mają rację. Tylko że jeśli zawsze będą robić wszystko sami, nigdy nie stworzą organizacji zdolnej do wzrostu” – zauważa Iwona Borawska.
Zdaniem ekspertki delegowanie nie polega na przekazywaniu pojedynczych zadań, ale na budowaniu odpowiedzialności w organizacji. –
– Prawdziwe delegowanie zaczyna się wtedy, gdy przekazujesz nie tylko zadanie, ale również prawo do podejmowania decyzji – tłumaczy.
Jesień wygrywa się latem
Choć wakacje kojarzą się z odpoczynkiem, dla wielu firm są również okresem przygotowań do najbardziej intensywnej części roku.
– Wrzesień jest dla biznesu trochę jak styczeń. Wiele projektów rusza właśnie wtedy. Dlatego firmy, które wykorzystają lato na uporządkowanie procesów i planowanie działań, często zaczynają jesień kilka kroków przed konkurencją – mówi ekspertka i podkreśla,
że przewaga konkurencyjna rzadko wynika wyłącznie z lepszego produktu. – Najczęściej wygrywają firmy lepiej zorganizowane. Takie, które potrafią działać szybko, podejmować decyzje i skutecznie realizować plany – dodaje.
Odpoczynek też jest strategią
Zdaniem Iwony Borawskiej jednym z najczęściej ignorowanych elementów rozwoju firmy jest regeneracja właściciela. – Zmęczony przedsiębiorca podejmuje gorsze decyzje. Dlatego odpoczynek nie jest nagrodą za ciężką pracę. Jest częścią odpowiedzialnego zarządzania firmą – mówi. Paradoksalnie właśnie wakacje mogą pokazać, czy organizacja jest gotowa na dalszy rozwój. – Dobrze zorganizowana firma pozwala właścicielowi odpocząć. A jeśli nie pozwala, to daje bardzo cenną informację, nad czym trzeba pracować po powrocie – podsumowuje Iwona Borawska.
Wakacje nie muszą być sezonem ogórkowym. Mogą stać się momentem, w którym firma porządkuje procesy, wzmacnia zespół i przygotowuje się na kolejne etapy rozwoju. A wtedy po urlopie wraca się nie do zaległości, ale do organizacji, która działa sprawniej niż przed wyjazdem.
Iwona Borawska – founderka i CEO The Process®, interim managerka i doradczyni biznesowa z ponad 20-letnim
doświadczeniem w pracy z właścicielami firm. Specjalizuje się w budowaniu strategii rozwoju, porządkowaniu
procesów oraz skalowaniu biznesów – zarówno na rynku krajowym, jak i międzynarodowym. Doświadczenie zdobywała m.in. w firmach produkujących marki konsumenckie (kosmetyki, elektronika użytkowa, FMCG), w usługach B2B, głównie tworząc strategie biznesowe, procesy sprzedaży a także przy budując i rozwijając struktury sprzedażowe. W swojej pracy łączy podejście strategiczne z praktycznym wdrażaniem zmian, a wiedzą dzieli się również w autorskim podcaście o skalowaniu.
The Process® to firma specjalizująca się we wspieraniu małych i średnich przedsiębiorstw w przełamywaniu barier rozwoju
i skutecznym skalowaniu biznesu. Organizacja oferuje kompleksowe podejście – od audytu firmy, przez opracowanie strategii, aż po realne wdrożenie zmian w strukturach i procesach. Kluczowym wyróżnikiem jest model pracy oparty na interim management, w którym eksperci nie tylko doradzają, ale aktywnie uczestniczą w realizacji i odpowiadają za wyniki. Firma pomaga m.in. w uporządkowaniu procesów, budowie zespołów menedżerskich, zwiększaniu efektywności sprzedaży oraz przygotowaniu organizacji do ekspansji na nowe rynki. Więcej informacji: https://theprocess.com
