„Zrobię to jutro”, „najpierw odpowiem na kilka maili”, „muszę się jeszcze przygotować”, „to nie jest dobry moment”, „wrócę do tego, kiedy będę miała spokojniejszy tydzień”. Brzmi znajomo? Odkładanie spraw na później w biznesie jest wyjątkowo podstępne, ponieważ bardzo rzadko wygląda jak bezczynność. Znacznie częściej przybiera postać intensywnej pracy, tyle że nie nad tym, co naprawdę ważne. Możemy przez kilka godzin odpowiadać na wiadomości, poprawiać prezentację, sprawdzać statystyki w mediach społecznościowych, organizować dokumenty i uczestniczyć w spotkaniach. Wieczorem jesteśmy zmęczeni i mamy poczucie, że cały dzień pracowaliśmy, ale najważniejsza rozmowa z potencjalnym klientem nadal nie została wykonana. Oferta nie została wysłana. Decyzja o podwyżce cen nie została podjęta. Nowy produkt nie ruszył. Trudna rozmowa z pracownikiem kolejny raz została przełożona. I właśnie dlatego prokrastynacja w biznesie jest tak niebezpieczna. Nie zawsze oznacza, że nic nie robimy. Czasami oznacza, że robimy bardzo dużo, aby nie zrobić tego, co najważniejsze.
Nie zawsze chodzi o brak dyscypliny
Odkładanie działania łatwo interpretować jako lenistwo albo brak dyscypliny. Tymczasem w wielu przypadkach przyczyna znajduje się zupełnie gdzie indziej. Odkładamy szczególnie chętnie te zadania, które wiążą się z niepewnością, możliwością porażki, oceną innych ludzi, konfliktem albo koniecznością podjęcia trudnej decyzji. Dlaczego przedsiębiorca przez kilka dni odkłada telefon do ważnego klienta? Być może dlatego, że może usłyszeć „nie”. Dlaczego miesiącami dopracowuje produkt, zamiast wprowadzić go na rynek? Ponieważ po premierze rynek zweryfikuje, czy pomysł rzeczywiście był dobry. Dlaczego nie podnosi cen, chociaż od dawna wie, że dotychczasowe stawki są nierentowne? Ponieważ obawia się reakcji klientów. Dlaczego odkłada trudną rozmowę z pracownikiem? Bo spodziewa się konfliktu.
W wielu takich sytuacjach nie odkładamy więc samego zadania. Odkładamy dyskomfort, który wiąże się z jego wykonaniem. To ważna różnica, ponieważ oznacza, że kolejny kalendarz, aplikacja do zarządzania zadaniami czy bardziej szczegółowa lista rzeczy do zrobienia nie zawsze rozwiążą problem. Jeżeli prawdziwą przyczyną jest strach przed odmową, porażką lub oceną, trzeba nazwać właśnie ten lęk. Czasami wystarczy zadać sobie pytanie: „Czego właściwie unikam?”. Odpowiedź może być znacznie bardziej wartościowa niż kolejna metoda zarządzania czasem.
Odkładanie decyzji ma swoją cenę
W życiu prywatnym konsekwencją prokrastynacji może być nieposprzątana szafa albo odkładany od tygodni remont. W biznesie rachunek bywa znacznie wyższy. Odkładanie wystawienia faktury wpływa na płynność finansową. Odwlekanie rozmowy z nierzetelnym kontrahentem zwiększa ryzyko kolejnych problemów. Zbyt późna reakcja na słabe wyniki pracownika może kosztować firmę miesiące nieefektywności. Odkładanie decyzji inwestycyjnej może oznaczać utratę okazji, a wielomiesięczne dopracowywanie produktu może sprawić, że konkurencja wcześniej odpowie na potrzebę rynku.
Co więcej, prokrastynacja właściciela lub menedżera często uruchamia efekt domina. Jeżeli jedna osoba decyzyjna przez tydzień nie zatwierdzi projektu, kilka innych osób może przez ten tydzień czekać. Jeśli prezes nie podejmuje decyzji dotyczącej budżetu, zespół nie może rozpocząć kampanii. Jeśli właściciel firmy miesiącami zastanawia się nad zatrudnieniem dodatkowej osoby, pozostali pracownicy mogą w tym czasie działać na granicy przeciążenia.
Dlatego przy zadaniach, które regularnie odkładamy, warto przestać pytać wyłącznie: „Ile czasu zajmie mi wykonanie tej rzeczy?”. Znacznie lepsze pytanie brzmi: „Ile kosztuje mnie każdy kolejny tydzień jej niewykonania?”. Nagle okazuje się, że telefon wymagający dziesięciu minut nie jest dziesięciominutowym zadaniem. Jego odkładanie może kosztować firmę klienta, kontrakt albo konkretną kwotę pieniędzy.
Nie czekaj na odpowiedni moment
Jedną z największych pułapek prokrastynacji jest oczekiwanie na idealne warunki. „Zacznę, kiedy będę miała więcej energii”, „potrzebuję spokojnego dnia”, „muszę najpierw zebrać myśli”, „od poniedziałku się za to zabiorę”. Problem polega na tym, że w biznesie idealny moment może nigdy nie nadejść. Przedsiębiorca niemal zawsze ma coś pilnego do wykonania. Pojawiają się telefony, spotkania, wiadomości, problemy pracowników, sprawy klientów i nieprzewidziane sytuacje. Jeżeli najważniejsze projekty mają być realizowane dopiero wtedy, kiedy „znajdzie się czas”, prawdopodobnie nigdy nie znajdą się wystarczająco wysoko na liście priorytetów.
Nie warto również czekać na motywację. Motywacja jest zmienna, a działanie biznesowe powinno opierać się przede wszystkim na decyzjach, priorytetach i systemie pracy. Czasami trzeba rozpocząć zadanie bez szczególnej ochoty i dopiero w trakcie pracy pojawia się zaangażowanie. Zamiast więc myśleć: „Kiedy poczuję się gotowa, zacznę”, lepiej odwrócić kolejność: „Zacznę, a gotowość może pojawić się później”.
Duże zadania trzeba zamieniać w małe działania
Jednym z powodów odkładania jest również sposób, w jaki formułujemy zadania. „Muszę przygotować strategię marketingową” brzmi jak ogromny projekt. Nie wiadomo właściwie, od czego zacząć. Znacznie łatwiej rozpocząć, kiedy zadanie brzmi: „O 9.00 otwieram dokument i przez 30 minut wypisuję trzy najważniejsze grupy klientów”. Podobnie zamiast zapisywać „muszę pozyskać nowych klientów”, lepiej ustalić: „Do godziny 11.00 przygotuję listę dziesięciu firm, do których zadzwonię”. Zamiast „muszę zająć się finansami” – „we wtorek o 8.30 analizuję koszty z ostatnich trzech miesięcy”. Zamiast „muszę porozmawiać z pracownikiem” – „dzisiaj do 12.00 wpisuję rozmowę do kalendarza”.
Im bardziej konkretne jest pierwsze działanie, tym trudniej je odkładać. Ogromne projekty wywołują opór, konkretne czynności są znacznie łatwiejsze do rozpoczęcia. Warto więc nie tylko określać, co mamy zrobić, ale również kiedy, gdzie i od czego dokładnie zaczniemy.
Zacznij od 15 minut
Jeżeli jakieś zadanie odkładamy od kilku dni, tygodni albo nawet miesięcy, nie musimy obiecywać sobie, że dzisiaj wykonamy je w całości. Czasami wystarczy umówić się ze sobą na 15 minut. Otworzyć dokument, napisać pierwsze trzy zdania, wykonać pierwszy telefon, przeanalizować kilka pozycji, stworzyć szkic oferty albo napisać pierwszą wiadomość.
„Muszę napisać całą strategię” brzmi jak duże zobowiązanie. „Popracuję nad strategią przez 15 minut” nie wywołuje już tak dużego oporu. Bardzo często po rozpoczęciu pracujemy znacznie dłużej. Najważniejsze jest jednak coś innego: przełamaliśmy moment bezczynności. W prokrastynacji to właśnie rozpoczęcie bywa największą przeszkodą.
Nie zaczynaj każdego dnia od cudzych priorytetów
Wiele osób rozpoczyna pracę od skrzynki mailowej. To pozornie niewinne zachowanie ma poważną konsekwencję. Zanim zdążymy zająć się własnymi priorytetami, zaczynamy realizować priorytety innych ludzi. Klient czegoś potrzebuje, pracownik ma pytanie, ktoś proponuje spotkanie, ktoś prosi o dokument, ktoś wysyła wiadomość oznaczoną jako pilna. Po dwóch godzinach jesteśmy bardzo zajęci, ale najważniejsze zadanie biznesowe pozostaje nietknięte.
Dlatego warto chronić czas przeznaczony na pracę strategiczną. Dla jednej osoby będzie to pierwsza godzina każdego dnia, dla innej dwie godziny trzy razy w tygodniu. Najważniejsze, aby ten czas nie był traktowany jako wolne miejsce w kalendarzu, które można bez konsekwencji oddać komuś innemu. To również jest spotkanie – tyle że z własnym biznesem.
Pilne nie zawsze oznacza ważne
Prokrastynacja ma jeszcze jedną twarz: ciągłe zajmowanie się sprawami pilnymi. Pilne zadania dają szybkie poczucie produktywności. Odpowiedzieliśmy na wiadomość – gotowe. Podpisaliśmy dokument – gotowe. Oddzwoniliśmy – gotowe. Zadania strategiczne rzadko zapewniają podobną natychmiastową satysfakcję. Budowanie nowej marki, opracowanie strategii sprzedaży, rekrutacja kluczowego pracownika, stworzenie nowego modelu biznesowego czy przygotowanie ekspansji zagranicznej nie dają się zamknąć w dziesięć minut.
Dlatego łatwo je przesuwać. Tymczasem to właśnie one często decydują o tym, gdzie firma znajdzie się za rok, dwa czy pięć lat. Dobrym nawykiem jest więc codzienne zadawanie sobie pytania: „Co mogę zrobić dzisiaj, co nie jest pilne, ale może mieć największy wpływ na przyszłość mojego biznesu?”. Odpowiedź powinna znaleźć miejsce w kalendarzu, zanim dzień zostanie wypełniony bieżącymi sprawami.
Perfekcjonizm to bardzo elegancka forma prokrastynacji
Jeszcze poprawimy stronę internetową. Jeszcze dopracujemy ofertę. Jeszcze zmienimy prezentację. Jeszcze jedno szkolenie, konsultacja, analiza. Jeszcze nie jesteśmy gotowi. Perfekcjonizm bardzo często wygląda jak profesjonalizm, dlatego tak trudno zauważyć moment, w którym przestaje służyć jakości, a zaczyna służyć unikaniu działania.
Oczywiście jakość w biznesie ma ogromne znaczenie. Problem pojawia się wtedy, kiedy kolejne poprawki nie zwiększają już realnej wartości produktu, usługi czy projektu, a jedynie odsuwają moment konfrontacji z rynkiem. Można przez pół roku przygotowywać idealną ofertę, ale dopóki nie zobaczy jej klient, nie wiemy, czy rzeczywiście odpowiada na jego potrzeby.
Dlatego warto wcześniej określić, co oznacza „wystarczająco dobrze, aby pokazać to klientowi”. Nie pytajmy bez końca: „Czy mogę zrobić to jeszcze lepiej?”. Prawie zawsze możemy. Lepiej zapytać: „Czy kolejna godzina pracy nad tym elementem istotnie zwiększy jego wartość biznesową?”. Jeżeli odpowiedź brzmi „nie”, być może nadszedł czas, żeby wysłać, opublikować, zadzwonić albo uruchomić projekt.
Zrób audyt tego, co odkładasz
Bardzo wartościowym ćwiczeniem dla przedsiębiorcy jest przygotowanie listy spraw odkładanych od co najmniej miesiąca. Nie chodzi o drobiazgi, ale o rzeczy, które regularnie wracają w myślach: rozmowę, której unikamy, projekt, którego nie rozpoczynamy, ofertę, której nie wysyłamy, decyzję personalną, której nie podejmujemy, podwyżkę cen, zmianę modelu współpracy, uruchomienie produktu, zamknięcie nierentownego przedsięwzięcia czy kontakt z potencjalnym partnerem biznesowym.
Przy każdej z tych spraw warto odpowiedzieć sobie na trzy pytania: czego konkretnie się obawiam, jaki jest najmniejszy możliwy pierwszy krok i kiedy dokładnie go wykonam? To ćwiczenie bardzo często pokazuje, że problemem wcale nie jest brak czasu. Za odkładaniem stoją obawa przed konsekwencjami, niepewność, perfekcjonizm albo brak decyzji.
Nie wszystko, co odkładasz, musisz zrobić
Jest jeszcze jedna możliwość, o której stosunkowo rzadko mówi się w kontekście prokrastynacji. Być może niektóre zadania odkładamy dlatego, że wcale nie powinniśmy ich wykonywać. Listy rzeczy do zrobienia rosną, ponieważ nieustannie dokładamy kolejne obowiązki, ale znacznie rzadziej świadomie z czegoś rezygnujemy.
Dlatego każde długo odkładane zadanie warto zakwalifikować do jednej z czterech kategorii: zrobić, zaplanować, delegować albo usunąć. Jeżeli coś jest ważne, wykonajmy pierwszy krok. Jeżeli wymaga odpowiedniego momentu, wpiszmy konkretny termin do kalendarza. Jeżeli nie musimy wykonywać tego osobiście, przekażmy zadanie komuś innemu. Jeżeli coś od pół roku znajduje się na liście, a jego niewykonanie nie powoduje żadnych konsekwencji, być może należy po prostu z tego zrezygnować.
Umiejętność rezygnowania z zadań jest równie ważna jak umiejętność ich realizowania.
Przedsiębiorca nie potrzebuje dłuższej listy. Potrzebuje większej decyzyjności
Produktywność w biznesie nie polega na wykonywaniu jak największej liczby czynności. Polega na wykonywaniu właściwych czynności we właściwym czasie. Można pracować dwanaście godzin dziennie i przez pół roku nie podjąć jednej decyzji, która najbardziej ogranicza rozwój firmy. Można też w ciągu godziny odbyć rozmowę odkładaną od trzech miesięcy i zmienić sytuację całej organizacji.
Dlatego sposobem na prokrastynację nie zawsze jest bardziej rozbudowany system zarządzania czasem. Czasami potrzebujemy czegoś znacznie prostszego: podjąć decyzję i wykonać pierwszy krok, zanim znajdziemy kolejne argumenty przemawiające za tym, aby zrobić to jutro.
„Jutro” może być jednym z najdroższych słów w biznesie
Nie wszystkie decyzje należy podejmować szybko. Są sytuacje, w których trzeba zebrać dane, przeprowadzić analizę, skonsultować się z ekspertami i spokojnie ocenić ryzyko. Świadome odroczenie decyzji nie jest tym samym co prokrastynacja. Problem zaczyna się wtedy, kiedy doskonale wiemy, co należy zrobić, ale kolejny raz przesuwamy moment działania.
Wtedy „jutro” zaczyna kosztować. Kosztuje niewysłane oferty, nieodbyte rozmowy, niewykorzystane kontakty, niewprowadzone produkty, utraconych klientów i zmarnowane możliwości. A przede wszystkim kosztuje czas, którego w biznesie nie można odzyskać.
Dlatego zamiast po raz kolejny pytać: „Jak przestać odkładać sprawy na później?”, warto zadać sobie bardziej konkretne pytanie: „Co ważnego odkładam właśnie teraz i jaki najmniejszy krok mogę wykonać jeszcze dzisiaj?”
Nie jutro. Nie od poniedziałku. Nie wtedy, kiedy będzie spokojniej. Dzisiaj. W biznesie przewagę często zdobywają nie ci, którzy mają najwięcej pomysłów, najlepsze plany czy największą motywację. Zdobywają ją ci, którzy potrafią w odpowiednim momencie przestać planować i zacząć działać.
fot. AI
