Przedsiębiorcy planujący pracować na własny rachunek często stoją przed dylematem dotyczącym formy ich działalności. „Dlatego tak ważne jest, by znać wszystkie plusy i minusy, które niesie każda z opcji, by móc podjąć świadomą decyzję” – przekonuje nasz ekspert, Danuta Grabińska- Chłopaś, właścicielka biura rachunkowego DGC, które świadczy usługi dla klientów z całej Polski!
Joanna Bielas: Spółka z o. o. czy jednoosobowa działalność gospodarcza – która z tych form jest łatwiejsza w kwestii jej założenia?
Danuta Grabińska-Chłopaś, biuro rachunkowe DGC: Zdecydowanie prościej i szybciej jest założyć jednoosobową działalność gospodarczą, ponieważ wymaga to tylko wpisu do Centralnej Ewidencji i Informacji o Działalności Gospodarczej. Sam proces przygotowywania wniosku, bez omawiania wszystkich elementów, takich jak choćby wybór formy opodatkowania czy ZUS, zajmuje raptem 20 minut. Dużo więcej czasu należy poświęcić, kiedy bardziej szczegółowo omawiamy z klientem kwestie np. opodatkowania, gdyż wymaga to gruntownej analizy potrzeb klienta i dokonania przez niego świadomego wyboru. Natomiast spółkę z o. o. można założyć na kilka różnych sposobów. Przede wszystkim, można zacząć od wypełnienia formularza S24. Mamy w tym przypadku do czynienia z bardzo prostą umową, która jednak nie zapewnia przedsiębiorcy zabezpieczenia w obliczu różnych sytuacji. Wystarczy wejść na portal, zalogować się i wypełnić wniosek. Spełnienie tych minimalnych formalności zajmuje ok. 40 minut i spółka już jest zarejestrowana.
Jakie są wspomniane przez Panią pułapki takiego rozwiązania?
Jeśli będziemy działać szablonowo, w oparciu tylko o dostępny wzór, musimy mieć świadomość, że nie otrzymujemy żadnego zabezpieczenia naszych interesów w sytuacjach nieprzewidzianych.
O jakich sytuacjach mowa?
Umowa nie zapewnia regulacji w takich kwestiach, jak choćby likwidacja spółki, czy śmierć jednego ze wspólników. Takie tematy powinny znaleźć się w umowie. Aby uzupełnić zapisy, można zastosować drugi sposób rejestracji spółki, czyli wypełnić S24, ale równolegle skonsultować wszystkie sporne kwestie z prawnikiem i zlecić mu sporządzenie umowy zawierającej niezbędne regulacje. Tak przygotowana przez prawnika umowa spółki jest podpisywana przez wspólników u notariusza. Pamiętajmy, że życie pisze rozmaite scenariusze, spotykamy się z bardzo różnymi przypadkami, gdzie nawet młodzi ludzie zapadają na poważne choroby, umierają i wtedy okazuje się, że na miejsce takiego wspólnika wchodzi osoba, która po nim dziedziczy, ktoś niekompetentny, nieznający branży, lub po prostu ktoś, z kim nie chcemy pracować. Nagle okazuje się, że można zyskać nawet kilku niechcianych wspólników, którzy są dodatkowo skłóceni między sobą i którym de facto nie zależy na prowadzeniu biznesu, a na wyciągnięciu z niego jak największej sumy pieniędzy. Dlatego podkreślam, że warto skonsultować te kwestie z prawnikiem i spisać te wszystkie warunki. Dzięki temu, w obliczu trudnej sytuacji, gdy jeden ze wspólników umiera, można spłacić jego rodzinę, gdyż wiadomo że te osoby dziedziczą i w chwili, gdy zgodnie z umową spółki zostają spłacone, są usunięte ze spółki. W obliczu takich formalności rejestracja trwa kilka tygodni, przynajmniej trzy – cztery. Natomiast uważam, że dla własnego bezpieczeństwa i spokoju powinniśmy sporządzić umowę.
Ile czasu trwają te procedury rejestracyjne?
Dla procedury rejestracji jdg wystarczy 20 minut na wypełnienie wniosku CEiDG poprzez profil zaufany. Potem w ciągu kilku godzin jest nadawany NIP, następnego dnia najpóźniej regon i już działa! Natomiast spółka wymaga wypełnienia formularza S24, potem rejestrujemy ją w sądzie, co trwa kilka dni, choć zdarzyło mi się, że w ciągu jednego dnia spółka była zarejestrowana, był nadany NIP i regon. Równolegle idziemy jednak do prawnika oraz notariusza i zabezpieczamy się w razie sytuacji awaryjnych. Ta hybrydowa metoda jest troszeczkę droższa, dlatego że trzeba 2 razy opłacić wniosek do KRS: pierwszy ten rejestracyjny S24 i drugi raz też jest opłata za aktualizację, ale, jak już wspomniałam, lepiej zabezpieczyć się działając w ten sposób.
Czy koszty prowadzenia działalności jednoosobowej i spółki są różne czy właśnie też są takie same?
Koszty prowadzenia w obu tych rozwiązaniach są zupełnie różne. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej należy prowadzić książkę przychodów i rozchodów lub ewidencję przychodów ewidencjonowanych. W zależności od wyboru formy opodatkowania mamy do dyspozycji odpowiednią ewidencję.
Natomiast w przypadku spółki z o. o., można prowadzić tylko i wyłącznie księgi handlowe czyli pełną księgowość. Różnica w cenie za tę usługę księgową jest dwu- trzykrotnie większa niż w przypadku jednoosobowej działalności. Wynika to
chociaż z tego faktu, że jest o wiele więcej dokumentów do zaksięgowania: oprócz samych faktur musimy jeszcze zaksięgować zapłaty za te faktury i to wszystko musi się rozliczyć na księgach handlowych; jeśli coś jest niezapłacone, to od razu będzie to widoczne w przypadku jdg, ryczałtu ewidencjonowanego i książki przychodów nie będziemy tego widzieć – tam się księguje dokumenty tylko pod kątem podatku dochodowego, bez zapłat.
Podobnie jest z działalnością sprawozdawczą- w przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej wystarczy tylko złożyć zeznanie podatkowe i mamy rok zamknięty, natomiast zamknięcie roku na księgach handlowych wymaga gruntownego przygotowania, gdzie w grę wchodzi CIT i sprawozdanie finansowe, które należy złożyć do sądu. Zatem w tym przypadku sprawozdawczość zdecydowanie inaczej wygląda, jest bardziej rozbudowana i wymaga większego nakładu pracy. Osoba obsługująca księgowość spółki musi bazować na innej wiedzy, jest to przede wszystkim ustawa o rachunkowości.
Jakie są największe wady i zalety zarówno jednego rozwiązania jak i drugiego?
Największą wadą w przypadku prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej jest składka zdrowotna, którą trzeba zapłacić. Poza tym, jest też odpowiedzialność: jeśli cokolwiek się wydarzy, to właściciel działalności jednoosobowej odpowiada całym swoim majątkiem, czyli w sytuacji ekstremalnej może się zdarzyć, że przychodzi komornik, zajmuje dom, zabiera samochód, zajmuje konto bankowe prywatne itp. Natomiast jeżeli chodzi o spółkę z o. o., choć formalnie za wszystko odpowiada prezes, to jednak można go troszeczkę ochronić.
Wiele emocji budzi wśród przedsiębiorców temat składki ZUS…
W przypadku jednoosobowej działalności zależy obowiązkowo uiszczać te płatności. Natomiast w przypadku spółek z o. o., jeżeli jest przynajmniej 2 wspólników, to nie ponoszą oni żadnych kosztów związanych z ubezpieczeniem społecznym ani składką zdrowotną. Jeśli zaś mamy do czynienia z jednoosobową spółką z o. o., to wtedy wspólnik płaci już składki. Ta kwestia jest kluczowa przy wyborze rodzaju działalności, bo jeżeli firma jest malutkim przedsiębiorstwem, przykładowo jest to taksówka, to raczej nie warto zakładać spółki i działać na księgach handlowych, tylko lepiej jednak otworzyć jednoosobową działalność; żeby można ją było łatwo zamknąć i rozliczyć, gdyż spółka z o. o. to inna księgowość, która dla małych przedsiębiorstw, typu taksówka, raczej moim zdaniem się nie nadaje. Często takie osoby podejmują jednak błędne decyzje i wybierają spółkę, kierując się zasadą, że nie zapłacą składki zdrowotnej, ale potem płacą po 2000 zł za usługę księgową…
Przedsiębiorców przerażają też zasady opodatkowania…
Kolejną kwestią w przypadku spółki jest podwójne opodatkowanie, czyli tutaj płaci się podatek od zysku i podatek od dywidendy: od zysku to jest 9 bądź 19%, w zależności od tego czy jest małym podatnikiem czy nie, zaś 19% to podatek od dywidendy.
Czy są branże, dla których można wskazać typowe rozwiązania w kwestii wyboru działalność?
Nie ma takiego podziału, natomiast ze względu na specyfikę pewnych zawodów typu: informatyk, czy lekarz, pod kątem podatkowym lepsza jest opcja jdg. Lekarz, który będzie świadczył usługi dla szpitala i poradni nie potrzebuje przecież zakładać spółki i mieć na głowie rozbudowanej biurokracji. Dla takich osób korzystne jest mniej skomplikowane księgowanie.
Z kolei deweloperzy częściej wybierają spółki ze względu na ryzyko związane z tym fachem. Tu istnieje ewentualność, że nagle stracą kontrakty czy podwykonawcy zawiodą. W tej branży jest większe uzależnienie właśnie od tych czynników, dlatego ryzyko biznesowe jest dużo większe. Bardzo często tworzone są osobne spółki na każde osiedle, czy budowę. W razie niekorzystnej sytuacji taka spółka pada, ale wszystkie inne funkcjonują.
Czy coś stoi na przeszkodzie żeby jedna osoba prowadziła spółkę czy to jest rozwiązanie raczej nieodpowiednie?
Oczywiście, jedna osoba też może prowadzić spółkę, tylko wtedy trzeba odprowadzać składki na ubezpieczenie społeczne, zupełnie tak, jakby się prowadziło działalność gospodarczą.
Aby odnaleźć się w tym gąszczu zasad przyda się wsparcie rzetelnego biura rachunkowego…
Biuro rachunkowe DGC (https://biurodgc.pl ) od wielu lat wspiera naszych partnerów biznesowych i przedstawia różne ewentualności dotyczące podjęcia danej decyzji. Wyjaśniamy różnice między jednoosobową działalnością gospodarczą a spółką, wskazujemy, gdzie są oszczędności, a gdzie trzeba płacić więcej. Klienci mogą liczyć na konsultacje z prawnikiem czy doradca podatkowym i na tej podstawie decydują się na prowadzenie biznesu w takiej, a nie innej formie. My, jako biuro rachunkowe DGC możemy wskazać, jakie są drogi, wyjaśnić różnice, ale to klient podejmuje decyzję. Czasami nawet kilka razy w tygodniu mamy konsultacje, gdzie omawiamy z klientami różnice między spółką. Często się zdarza, że do biura DGC przychodzą osoby, które mają zasłyszane gdzieś wiadomości, a nie całościową wiedzę na dany temat. Zdarza się, że takie osoby słyszą, że ich kolega ma spółkę, chwali się, że nie płaci zusu i potem na wstępie mówią:” ja też chcę, tak jak on, nie płacić składki zdrowotnej i zaoszczędzić”. Rynek nakręca tę sytuację i większość ludzi decyduje się na spółki z o. o. Ważne tylko, żeby mieć świadomość wszystkich aspektów, jakie niesie konkretne rozwiązanie. Znając „za i przeciw”, takich zagadnień, jak choćby dokumentacja księgowa, możemy podjąć decyzję, która będzie przynosić nam realne korzyści, a nie generować wydatki.
Jak wygląda procedura likwidacyjna? Dla której opcji jest korzystniej zlikwidować łatwiej?
Tutaj również działalność jest w lepszej sytuacji: logujemy się, składamy wniosek o likwidację, którego wypełnienie trwa ok. 10 minut i jest po sprawie. Natomiast w przypadku spółki należy zgłosić tę czynność do sądu, następnie musi zostać powołany likwidator, a cała procedura likwidacji spółki trwa pół roku do ok. roku.
Co w takiej sytuacji?
Takie spółki trafiają na „cmentarzysko”, gdzie w zasadzie sprzedaje się udziały, ale tam nie ma już zarządu i taka spółka jest niejako w zawieszeniu, aż w końcu sąd się „zlituje” i po kilku latach zostanie zlikwidowana. Ostatnio mieliśmy sytuację, gdzie zlikwidowaliśmy spółkę, w której było 3 wspólników, panowała pełna zgoda, panowie mieli wszystko uregulowane, uzgodnione, wydawało się, że powinno pójść jak z płatka. Tymczasem likwidacja trwała prawie rok! Spółka w tym czasie w zasadzie nie funkcjonowała, ale generowała koszty. Warto zatem mieć świadomość, ile trwa likwidacja. Oczywiście spółkę można zawsze sprzedać (jednoosobowej działalności nie sprzedamy), jeżeli nie ma zobowiązań i wspólnicy znajdą chętnego i to jest najlepsze rozwiązanie, bo sprzedać spółkę można bardzo szybko: wówczas wpisuje się nowych wspólników, często i nowy zarząd – i gotowe.
Czy można zawiesić obie te formy działalności?
Tak, można zawiesić jedną i drugą formę – to też jest opcja na przeczekanie, powiedzmy jakiś złych czasów, typu COVID. Oczywiście zawieszanie spółki wiąże się troszeczkę z inną procedurą niż jednoosobowa działalność, gdzie jest tylko wpis do krs, natomiast jak najbardziej można je zawiesić.
Jakie są inne kwestie problematyczne?
Przede wszystkim na myśl przychodzi mi taki temat, jak obracanie pieniędzmi. Jeżeli prowadzę jednoosobową działalność, to zawsze mogę podjąć pieniądze z rachunku bankowego, kiedy chcę, mogę zapłacić za prywatne zakupy, bo to są moje pieniążki, od których już de facto zapłaciłam nawet podatek od dochodu. Natomiast w przypadku spółki z o. o. wypłacenie pieniędzy już nie jest takie proste, bo to nie są pieniądze „wspólnika Kowalskiego”, lecz to są pieniądze spółki i nie wolno płacić nimi za prywatne zakupy, inaczej trzeba te pieniądze oddać. Takie pobieranie środków bez żadnych dokumentów na swoje prywatne cele to przestępstwo, defraudacja. Często zdarza się, że nasi klienci pomylili się, zapłacili za prywatne zakupy nie tą kartą, czy mając dwa konta bankowe, omyłkowo zalogowali się na konto spółki i „na szybko” zrobili przelew na jakieś wydatki z jej konta. W takim przypadku należy te pieniądze oddać i klienci zwracają te kwoty po to, żeby nie być posądzonym o przestępstwo defraudacji, albo, że wyprowadzili sobie wynagrodzenie i nie zapłacili podatku, ZUS-u itp.
Warto też zwrócić uwagę na fakt, że spółka jako taka nie może sama wykonać pracy, tylko musi kogoś zatrudnić, ponieważ nie może korzystać z nieodpłatnych świadczeń. W przypadku jednoosobowej działalności nie ma tego problemu: Janek Kowalski pracuje – Janek Kowalski zarabia, on płaci podatek i zatrzymuje sobie resztę zysku. Dla spółki tę pracę musi wykonać jakaś osoba fizyczna, czyli przysłowiowy Janek Kowalski, którego trzeba zatrudnić i on będzie pracownikiem na podstawie umowy cywilnoprawnej czy umowy o pracę. Zdarza się, że wiele osób nie rozumie specyfiki tego zagadnienia, wtedy mówię, że spółka, to jest taki Jan Kowalski z samą głową: on nie ma rączek, ani nóżek, nic sam nie zrobi, ale wskazuje, kto ma to fizycznie wykonać pracę, czyli jest to przysłowiowa głowa, która zarządza, a inni wykonują pracę. Takie obrazowe przedstawienie trafia do wyobraźni i ułatwia ludziom rozpoczynającym biznesy zrozumienie sensu działania spółki.
Pani klienci z pewnością to potwierdzą!
Jako doświadczone biuro rachunkowe współpracujemy z prawnikami i doradcą podatkowym, którzy wspomagają naszych partnerów biznesowych. Warto wybrać takie rozwiązanie, które będzie odpowiadało naszym potrzebom, dobrze jest kierować się specyfiką naszej działalności i mieć świadomość wszystkich „za i przeciw”, znać rozmaite konsekwencje danych rozwiązań, a nie podążać za podpowiedziami znajomych, kolegów itp. Namawiam zatem do konsultacji ze specjalistami w tej dziedzinie i do podjęcia świadomej decyzji!
Rozmawiała: Joanna Bielas
Zerknij na stronę: www.facebook.com/dgcbiurorachunkowe
