Bożena Stemplewska, właścicielka Biura Rachunkowego Brokeria, zbudowała swoją firmę na solidnych fundamentach nowoczesności, efektywności i relacji z ludźmi. Jej podejście do automatyzacji procesów księgowych, zarządzania zespołem oraz balansowania między różnymi branżami jest inspiracją dla przedsiębiorców w całej Polsce. W wywiadzie z Iloną Adamską zdradza, jak wprowadza innowacje, angażuje pracowników w rozwój firmy i łączy analityczne podejście z sercem do ludzi. Brokeria obsługuje już ponad 650 klientów, a za sukcesem tej organizacji stoi determinacja i otwartość na nowe rozwiązania.
Brokeria Company obsługuje ponad 650 klientów z całej Polski. Jakie innowacyjne rozwiązania i automatyzacje wprowadziła Pani w swoim biurze rachunkowym, które ułatwiły tę skalę działania?
W naszym biurze rachunkowym od lat pracujemy wyłącznie na dokumentach elektronicznych, całkowicie eliminując papierowy obieg dokumentów księgowych. Wdrożyliśmy innowacyjny system online Puzzle Tax, który udostępniamy naszym klientom. Dzięki niemu mogą oni mieć całodobowy dostęp do wyników finansowych z dowolnego miejsca na świecie. Za pomocą tego narzędzia klienci wystawiają faktury, przesyłają dokumenty kosztowe, podpisują z nami umowę oraz otrzymują informacje o podatkach i składkach ZUS. Wszystkie procesy realizujemy zdalnie oszczędzając czas Klienta i nasz.
Puzzle Tax to również nasz system księgowy, w którym mamy zaawansowane funkcje automatyzacji, takie jak OCR faktur kosztowych czy automatyczne księgowanie faktur przychodowych oraz faktur za nasze usługi, a także automatyczne wyliczanie i księgowanie różnic kursowych i odpisów amortyzacyjnych. Automatycznie następuje też wysyłka informacji o podatkach i składkach ZUS do Klientów oraz bezpośrednia wysyłka deklaracji JPK do ministerstwa. Planujemy wdrożyć jeszcze wiele innych automatyzacji, w pierwszej kolejności bezpośrednią wysyłkę deklaracji do ZUS z pominięciem programu Płatnik.
Dzięki takim nowoczesnym rozwiązaniom możemy efektywnie obsługiwać każdą liczbę klientów z całej Polski, oszczędzając czas i podnosząc jakość usług.
Zarządzanie tak dużą liczbą klientów wymaga nie tylko doskonałej organizacji, ale również skutecznych zespołów. Jakie techniki budowania i rozwijania zespołów stosuje Pani na co dzień?
Kluczem do sukcesu w budowaniu i rozwijaniu zespołów jest przede wszystkim uważność na ludzi. Na co dzień stosuję techniki takie jak regularne spotkania, rozmowy, otwarta komunikacja i aktywne słuchanie, które pozwalają mi być na bieżąco z potrzebami i pomysłami zespołu. Docenianie pracowników buduje zaufanie i zaangażowanie – wartości kluczowe nie tylko dla funkcjonowania zespołu, ale także dla rozwoju całego biznesu.
Deleguję obowiązki i daję pracownikom odpowiednie uprawnienia. Dzięki temu zespół staje się bardziej odpowiedzialny i samodzielny, a przy tym ma przestrzeń na naukę poprzez popełnianie błędów i wyciąganie z nich wniosków. Kiedy pracownicy czują, że mają realny wpływ na swoje miejsce pracy, procesy czy decyzje, ich zaangażowanie znacząco wzrasta. Poczucie sprawczości i uczestnictwa w budowaniu firmy motywuje ich do działania i pozwala czerpać satysfakcję z efektów.
Przykładem takiego podejścia było wspólne podjęcie decyzji o budowie nowego systemu księgowego. Teraz korzystamy z systemu, który usprawnia naszą codzienną pracę, zwiększa wyniki, co ma odzwierciedlenie w wynagrodzeniach, a pracownicy widzą realny wpływ swoich działań na firmę, co dodatkowo wzmacnia ich lojalność i zadowolenie.
Nie zapominam również o rozwoju kompetencji zespołu – dbam o organizację regularnych szkoleń, które podnoszą zarówno wiedzę merytoryczną, jak i rozwijają kompetencje miękkie. Jasna ścieżka kariery i możliwości rozwoju zawodowego są dla mnie równie ważne, bo pomagają pracownikom widzieć przyszłość w naszej organizacji.
Prowadzi Pani zarówno biuro rachunkowe, jak i butikowe studia treningu. Jak udaje się Pani balansować między tymi dwiema różnymi branżami i na czym polega ich wspólna filozofia zarządzania?
Balansowanie między prowadzeniem biura rachunkowego a butikowymi studiami treningu opiera się na wspólnej filozofii zarządzania, której centrum stanowią ludzie i ich zaangażowanie. Dzięki wieloletniemu doświadczeniu zarządzanie biurem rachunkowym stało się niemal intuicyjne, co pozwala mi skupić się na rozwijaniu nowych wyzwań, takich jak branża fitness. Byłam osobiście zaangażowana w tworzenie studiów od podstaw – od budowy zespołu trenerów, przez opracowanie procesów, aż po zapewnienie wysokiej jakości obsługi klienta.
W obu branżach stawiam na zatrudnianie ekspertów lub osób, które bardzo chcą się rozwijać w określonym kierunku i dawanie im swobody działania. Delegowanie odpowiedzialności pozwala moim zespołom na samodzielność, co zwiększa ich motywację i kreatywność. Cieszy mnie, gdy pracownicy wdrażają swoje pomysły i samodzielnie proponują rozwiązania. To właśnie ich zaangażowanie oraz poczucie wpływu na procesy i decyzje napędzają rozwój zarówno biura, jak i studiów treningu.
Dodatkowo, dużą wagę przykładam do atmosfery i relacji – wspólna praca, świętowanie sukcesów i otwarta komunikacja są dla mnie fundamentem. Zarówno księgowi, jak i trenerzy wiedzą, że mają wsparcie i zaufanie, co sprzyja ich lojalności i zaangażowaniu. Moim zadaniem jest nadawanie kierunku i stymulowanie dalszego rozwoju, bo zarówno biuro, jak i studia treningu działają niemal jak perpetuum mobile, w którym ludzie są kluczowym motorem napędowym.
Wspomina Pani o angażowaniu pracowników w usprawnianie środowiska pracy. Jak wygląda proces dzielenia się najlepszymi praktykami i podejmowania wspólnych decyzji w Pani firmach?
Proces dzielenia się najlepszymi praktykami i podejmowania wspólnych decyzji w moich firmach opiera się na otwartej komunikacji i współpracy całego zespołu. Już na etapie wdrażania nowych pracowników w naszej kulturze pracy ważne jest, aby przekazywać sprawdzone procesy, standardy obsługi klienta i najlepsze działania wypracowane przez zespół. Dzięki temu nowe osoby szybko uczą się efektywnych praktyk i stają się częścią zespołu.
Kiedy pojawia się potrzeba wdrożenia nowych działań – np. pozyskania klientów, zaopiekowania się nimi czy wprowadzenia nowej usługi – organizujemy spotkania zespołu. Pracownicy przygotowują swoje pomysły, które następnie wspólnie omawiamy i dopracowujemy, wybierając najlepsze rozwiązania. Jeśli ktoś zauważy potrzebę poprawy lub aktualizacji procesów, również omawiamy to podczas spotkań, a nowe procedury są wypracowywane w oparciu o doświadczenia wszystkich członków zespołu.
Ważne decyzje, takie jak podwyżki cen, zatrudnienie nowych osób czy zmiany systemowe, również podejmujemy wspólnie. Przychodzę z propozycją, a zespół wnosi swoje uwagi i sugestie. Często zdarza się, że pracownicy sami przychodzą z gotowymi rozwiązaniami, które ja tylko akceptuję. Taki sposób działania buduje zaangażowanie i poczucie współodpowiedzialności za funkcjonowanie firmy.
Kluczem do sukcesu tego procesu jest otwartość na dialog, uznanie dla pomysłów zespołu i wypracowywanie rozwiązań, które uwzględniają potrzeby i doświadczenia wszystkich. Taka współpraca tworzy nie tylko lepsze środowisko pracy, ale także wzmacnia zaangażowanie i motywację pracowników.
Zarządzanie rozproszonymi zespołami księgowymi w całej Polsce przez 12 lat to duże wyzwanie. Jakie kluczowe umiejętności, zdobyte w tym okresie, uważa Pani za najbardziej przydatne w obecnej działalności?
Zarządzanie rozproszonymi zespołami księgowymi pozwoliło mi zdobyć szereg kluczowych umiejętności, które dziś są nieocenione w prowadzeniu obecnej działalności. Najważniejsze z nich to budowanie zaangażowania ludzi i tworzenie efektywnych procesów pracy, które zapewniają sprawne funkcjonowanie zespołów .
Nauczyłam się skutecznego zarządzania obsługą klientów, reklamacjami, należnościami, a także wprowadzania zmian, takich jak aktualizacje systemów, zmiany cenników czy automatyzacja procesów. Zarządzanie budżetem i tworzenie systemów motywacyjnych dla pracowników również stało się moją mocną stroną.
Te doświadczenia są uniwersalne i przekładają się na zarządzanie biznesem. Pozwalają mi efektywnie wdrażać rozwiązania, które wspierają rozwój, oraz motywować zespoły, aby działały z zaangażowaniem i osiągały wspólne cele. Dzięki temu mogę skutecznie łączyć te różne branże i prowadzić je z sukcesem.
Jest Pani absolwentką studiów MBA i wielu kursów z zakresu zarządzania i przywództwa. W jaki sposób zdobyta wiedza wpływa na Pani podejście do prowadzenia biznesu?
Zdobyta wiedza na studiach MBA i licznych kursach z zakresu zarządzania i przywództwa miała ogromne znaczenie na początku mojej drogi zawodowej, gdy rozwijałam departament usług księgowych dla Klienta zewnętrznego w korporacji. Odpowiadałam za budowanie i rozwój biznesu księgowego – od działalności operacyjnej, przez zarządzanie procesami, wdrażanie standardów współpracy z klientami, czy systemów kontroli funkcjonalnej po współpracę z działami sprzedaży i marketingu, co pozwoliło mi zrozumieć, jakie działania przynoszą realne rezultaty.
Wiedzę zdobytą na kursach i szkoleniach zastosowałam w praktyce w tamtym środowisku, a dziś w prowadzeniu własnego biznesu opieram się przede wszystkim na doświadczeniu. Kluczowe umiejętności, które wypracowałam, to zarządzanie zmianą – nieodłącznym elementem każdej działalności, budowanie zaangażowania zespołów i długofalowych relacji z klientami.
Moje podejście do biznesu opiera się zatem na połączeniu solidnych podstaw teoretycznych z praktycznym wdrażaniem rozwiązań, które przynoszą realne efekty w codziennym funkcjonowaniu firmy. To połączenie pozwala mi skutecznie rozwijać zarówno moje zespoły, jak i relacje z klientami.
Przedsiębiorczość i optymizm to istotne cechy w Pani życiu. Skąd czerpie Pani tę nieustanną energię do działania i jak wpływa to na relacje z zespołem oraz klientami?
Moim największym źródłem energii jest praca z ludźmi – wspólne tworzenie, działanie i wzajemne wsparcie, które budują pozytywną atmosferę. Gdy osiągamy wspólne cele i otrzymuję pozytywną informację zwrotną, czuję ogromną satysfakcję, szczęście i wdzięczność. Spotkania z klientami, współpracownikami czy partnerami biznesowymi to dla mnie nie tylko okazja do wymiany doświadczeń, ale także inspiracja, która daje mi nowe pomysły i energię do dalszego działania.
W chwilach zmęczenia czy spadku motywacji szukam wsparcia w szkoleniach, które rozwijają moje kompetencje miękkie i pomagają spojrzeć na trudne sytuacje z nowej perspektywy. Nowe wyzwania, choć czasem stresujące, zawsze dostarczają mi dawki pozytywnej energii, motywując do działania. To podejście naturalnie przekładam na relacje z zespołem i klientami – dzielę się optymizmem, wspieram innych i inspiruję do podejmowania odważnych kroków.
Bardzo ważną rolę odgrywają też relacje z przyjaciółmi – regularne spotkania i wspólne wyjazdy pozwalają mi na pełne naładowanie baterii. Wdzięczność za to, co mam w życiu prywatnym i zawodowym, wzmacnia moje pozytywne nastawienie, które staram się przekazywać wszystkim wokół. Dzięki temu tworzę atmosferę sprzyjającą budowaniu silnych relacji z zespołem i klientami.
Mówi Pani w wywiadach o tworzeniu szczęśliwego miejsca pracy, gdzie ludzie nie tylko pracują, ale także rozwijają się i bawią. Jakie konkretne działania podejmuje Pani, aby stworzyć taką atmosferę w swoich firmach?
Tworzenie szczęśliwego miejsca pracy opiera się dla mnie na połączeniu profesjonalizmu z pozytywną atmosferą, wzajemnym wsparciem i rozwojem. Już na etapie rekrutacji podkreślam, że zależy mi nie tylko na efektywnej pracy, ale także na wspólnym świętowaniu sukcesów i budowaniu relacji. Każdego dnia dbam o codzienny kontakt z pracownikami – pytam o ich zadania, samopoczucie, czasem o to, jak spędzili weekend czy jakie osiągnęli osobiste sukcesy, jak np. sportowe wyczyny. Taka wymiana działa w dwie strony – moi pracownicy również pytają mnie o moje doświadczenia, co buduje bliską więź w zespole.
Regularnie organizujemy firmowe wyjścia, wyjazdy integracyjne i celebrujemy ważne momenty – zarówno te zawodowe, jak zakończenie rocznych projektów, jak i osobiste, np. urodziny, narodziny dzieci czy obrony dyplomów. Takie działania wzmacniają naszą współpracę i relacje.
Kluczowy jest dla mnie również rozwój pracowników. Inwestuję w szkolenia prowadzone przez ekspertów, które pomagają nam aktualizować wiedzę branżową, rozwijać kompetencje miękkie oraz dostosowywać się do zmieniających się przepisów. Nowi pracownicy mogą liczyć na pełne wsparcie zespołu, co pozwala im szybko się wdrożyć i odnaleźć w nowym środowisku.
Jestem również otwarta na potrzeby pracowników – zachęcam ich, by zgłaszali swoje pomysły i potrzeby, czy to dotyczące szkoleń, sprzętu, czy usprawnień w biurze. Analizuję te propozycje i staram się je realizować, co podnosi komfort pracy. Daję zespołowi przestrzeń do współtworzenia naszego środowiska pracy i podejmowania decyzji, co sprawia, że wszyscy czujemy się odpowiedzialni za wspólną przyszłość. To podejście sprawia, że praca staje się miejscem, gdzie ludzie nie tylko osiągają cele, ale także czują się docenieni i zainspirowani.
Praca z ludźmi to dla Pani kluczowy element sukcesu. Jakie wartości są dla Pani najważniejsze w budowaniu długofalowych relacji z pracownikami i klientami?
Dla mnie kluczowymi wartościami w budowaniu długofalowych relacji z pracownikami i klientami są uczciwość, zaufanie, transparentność oraz empatia. Uczciwość stanowi fundament każdej współpracy – buduje zaufanie, które jest podstawą lojalności zarówno pracowników jak i klientów. Dzięki zaufaniu mogę delegować obowiązki, wiedząc, że zadania będą wykonane odpowiedzialnie, nawet podczas mojej nieobecności.
Transparentność pozwala na jasną komunikację i klarowne przedstawienie celów oraz zasad działania firmy. Każdy członek zespołu czuje się szanowany, a klient zna zasady współpracy z nami.
Empatia i wsparcie są równie istotne – rozumienie potrzeb zarówno pracowników, jak i klientów umożliwia budowanie więzi opartych na wzajemnym szacunku i zrozumieniu. W efekcie te wartości nie tylko wzmacniają relacje, ale również przyczyniają się do lojalności i wspólnego sukcesu naszego biznesu i biznesów naszych klientów.
Patrząc wstecz na swoją karierę, jakie były najważniejsze lekcje, które nauczyły Panią skutecznego zarządzania i przywództwa?
Patrząc wstecz, najważniejszą lekcją w skutecznym zarządzaniu i przywództwie była dla mnie umiejętność współpracy i szukania kompromisów. Dzięki nim mogłam budować silne relacje, które stawały się wsparciem w trudnych momentach.
Nauczyłam się także, jak istotne jest pozytywne myślenie i elastyczność – w każdej sytuacji można znaleźć rozwiązanie, które będzie korzystne dla wszystkich stron. To podejście daje poczucie bezpieczeństwa moim współpracownikom i klientom, wzmacniając ich zaufanie do mnie jako lidera i do całego biznesu.
Czego powinniśmy Pani życzyć?
Proszę mi życzyć dalszej pasji i energii do działania, które napędzają mnie każdego dnia. Życzyć mi zdrowia i równowagi, aby móc czerpać radość zarówno z pracy, jak i życia osobistego. A także, żeby otaczali mnie ludzie pełni zaangażowania, z którymi będę mogła wspólnie realizować nowe pomysły, świętować sukcesy i budować kolejne projekty.
Niech w moim życiu nigdy nie zabraknie inspiracji, ciekawych wyzwań i uśmiechu – bo to właśnie one sprawiają, że każda droga staje się satysfakcjonującą podróżą.
Rozmawiała: Ilona Adamska
